職場のケアレスミスが多い人が生まれ変わる?!【超具体的な16のミス防止策】

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前回……

 

 

「会社の後輩がめちゃくちゃケアレスミスが多いんだけど、そういう人ってどうアドバイスすればいいかな。同じチームで仕事をしているから放っておくわけにもいかないし……」

 

という方のために、『職場のケアレスミスが多い人10の特徴』を考察してみました。

職場のケアレスミスが多い人10の特徴!

しかし、

ケアレスミスが多い人ってこうだよねー!

だけで終わっては役に立たないだろが!ということで本日は『職場のケアレスミスが多い人の対処法』について書いてみます。

改めまして、ゆーいちろう(@free30303)です。

自分の課やプロジェクトチームにケアレスミスが多い人がいたら……毎日が悲劇の連続です。

自分は自分の仕事をまっとうしているのに、同僚のミスのフォローで突然残業……なんて最悪です。

なので、本日の記事です。

この記事を読んで分かることケアレスミスが多い人が生まれ変わる16のミス防止策

 

がんばればケアレスミスを無くせる?

 

ケアレスミスで同僚に迷惑をかけた……というような事件が起きると、ケアレスミスをした本人は「次からはぜったいに気をつけます!」みたいに言ったり、周囲も本人に言わせたりすることが多いかもしれません。

しかし、そんな精神論でケアレスミスって解決するんでしょうか……。

ケアレスミスが多い人って

気をつける

という意識改革ができないからミスを繰り返してしまうわけなので、『気をつける』みたいな気持ちの問題で解決できるとは僕は思えません。

なのでケアレスミスが多い人にアドバイスする場合は精神論ではなく行動の改革をオススメすべきだと思います。

 

ケアレスミスが多い人が生まれ変わる16の防止策

ということで、精神論ではない、具体的なケアレスミス防止策は以下のような方法があります。

  • 確認を習慣にする
  • 最後の確認をする
  • 作業工程を細かく書き出してみる
  • チェック項目を明確にする
  • 声に出して指差し確認
  • 自分の能力を過信しない
  • 集中にメリハリをつける
  • ゆっくりでもいいという考え方に変える
  • クロスチェックをする
  • 自分にあったミス防止法をいろいろ試す
  • 睡眠を充分にとる
  • 長時間続けて作業しない
  • 職場の環境調整
  • 犯してしまったミスを書き出す
  • まず悩み事を解決する
  • あまりにひどいときは専門機関の受診を

かなりありますね笑

ひとつひとつ細かく解説します。

 

確認を習慣にする

ケアレスミスが多い人は確認しません。

行動の節目節目で確認すると全然変わるんですよね。

『行動の節目』というのは、これやっちゃったらあとに戻りにくいぞという地点の一歩前です。

クリックする、送信ボタンを押す、メールや郵便物を発送する、みたいなことの前ですね。このタイミングでもう一度確認!です。

 

最後の確認をする

行動の節目節目で確認したら、最後にももう一度確認です。

最終的な行動をしてしまったあとに「うわー、送っちゃった!」と騒いでもあとの祭り……。

最後の最後でミスることって結構ありますから。
おウチに着くまでが遠足ですよ、って幼稚園のときに先生に言われましたよね^^

 

作業工程を細かく書き出してみる

「行動の節目節目で確認するとミスが防げるよ」
とアドバイスしても、「行動の節目とは?」となるのがケアレスミスが多い人^^

なので先輩としてサポートするなら作業の工程を細かく書き出すことを手伝ってやるといいかもしれません。

作業工程を細かく書き出したら、確認すべきタイミングを具体的にアドバイスします。

「えー、そんなことまでするの!?」

と思うかもしれませんが、

仕事ができない人って勉強ができない生徒と同じで
「ちゃんとやりなさい」
「はい、これからはちゃんとやります」
という会話があったとしても心の底ではどうやったらいいか分からない……と思っているのです。

ですから、なんでそんなことをわざわざしなくちゃいけないんだ?と思うかもしれませんが、結局はそこが早道だったりします。

 

チェック項目を明確にする

ケアレスミスが多い人は「このタイミングで確認するんだよ」と教えても、何をどう確認するの分からないのに「はい、分かりました!」と答える可能性があります。

なので、チェック項目も明確にします。

たとえばメールなら、内容の正確さのほかに宛先、宛名の社名・役職名・担当者氏名とその表記、CCやBCCの有る無しも気をつけなくてはいけません。

最初のうちはこれらを書き出して、チェックボックスにチェックを入れながら確認していくくらいで丁度いいかもしれません。

 

声に出して指差し確認

駅で駅員さんが指差し確認をしていますよね。あれ、お客さんの安全を守るためにやってくれているんだなぁと痛感します。(満員電車は嫌いですが……)

チェック項目を口に出して「◯◯は△△になっているか? なっている」などと言いながら確認するのは、オフィスでみんなが黙って仕事をしているときに、ちょっと気恥ずかしいかもしれません。

しかし、ケアレスミスが多い人はこれ絶対にやったほうがいいです。

僕ひとりの責任で重大な書類を作成して、一式をまとめて顧客に郵送しなければいけない、なんていうときには僕はチェック項目リストを作って、口に出して「いち! ◯◯! よし!」というふうにやっていました。こういうことは注意しすぎるということはありません。

 

自分の能力を過信しない

ケアレスミスが多い人は「なんとなく大丈夫」というへんな自信があるようです。

そもそも人生全般において「自分は間違っていない!」という意地を張り出したらモノゴトがうまく行かなくなるわけで、つねに「自分は間違っていないだろうか?」と自分を客観的に見ることが重要です。

逆に言えば、それをしていないからミスが起きるし、それができないからミスを繰り返すのですが、

「ミスしないように、ミスしないように」と考えるより、根本的に「自分は間違っている可能性がある」と考えて行動したほうが良い結果が期待できます。

学校のいたるところに『いじめはやめよう!』という貼り紙があると、生徒たちの頭のなかに『いじめ』という言葉が刷り込まれちゃうのでは?という話を以前しましたが、

【ブロガー注目!】普通のブロガーは知らない、記事タイトルをつけるときの注意点!

ミスも同じで「ミスしない、ミスしない」と常に脳内で繰り返しているとミスしちゃうんですよこれが。
人間の脳ってほんとに不思議です。

 

集中にメリハリをつける

 

こちらの記事にも書きましたが、

会社であなたの仕事を邪魔する『7大原因』とその『対処法』!

人間の集中力は所詮◯分レベル。お昼休みで中断したとしても、4時間ずっと集中して仕事することなど誰にもできません。

そして集中できていない時間には誰だってミスが多くなります。ですから、最終確認作業は集中タイムにうまくもっていくといいかと思います。

9時ー5時のあいだであれば僕が集中できるのは断然10時から12時のあいだ。ご飯食べると明らかに集中力が下がるのが分かってるんですよね。

なので、重要な作業はなるべくその時間に持ってきます。
同僚との兼ね合いでそれがムリな場合は、時間を決めてまずコーヒーを飲みます笑。そしてカフェインが効いてきた頃に仕上げられるようにします。

 

ゆっくりでもいいという考え方に変える

僕のケアレスミス後輩がそうでしたが、なぜかやたらと「はやくはやく」と焦るんです。

たしかにスピードが要求されることは多いですが、それで仕事の質が低いのでは元も子もありません。

6割出来たら提出しろとか、市場に出せとか、鬼速で回せとかの表現をよく見聞きしますので、理由も分からずにとにかくはやくしなければいけないと思いこんでしまっているのかもしれません。

本当に数分、数時間を争うことなのかどうかを確認し、ゆっくりでもいい仕事なら丁寧さを優先させる、などの臨機応変さが大切です。

 

クロスチェックをする

クロスチェックとはAさんがやった作業をBさんがチェックするというものですね。

僕も重要なメールの配信やクレジットカードの決済システム構築をほかの誰もチェックしてくれなくて自分だけの責任において日に何度もやっていたときにはなかなかのストレスでした笑

これは中小企業ではなかなか難しいかもしれませんが、できるだけ会社でそういう環境を整えるべきだと思います。

僕の知人の勤め先では、監督官庁の厳重注意を受けるほどのミスをやらかしてしまった人がいて、以後その人は何をするにも上司のチェックがないとできない、というふうになったそうです。

知人によれば、以前からケアレスミス常習者だったそうですから、もっとはやくにその人がミスをしない環境を整えてあげていれば上司もラクだったのにね、と思います。

 

自分にあったミス防止法をいろいろ試す

前回も書いたのですが、ケアレスミスが多い人って他人のアドバイスを聞かないんですよね。

職場のケアレスミスが多い人10の特徴!

頭っから自分には合わないと思ってやらないのであれば、アドバイスされた以外のありとあらゆるミス防止策を試してみてほしいです。

なにかしら自分に合う方法が見つかるのではないかと思います。

まあ、ケアレスミスが多い人って自己防衛本能が強く働いているから、「◯◯がいいよ」と言われても素直に聞けないのだと思いますが、自分で探してきた方法なら試すことができるかもしれません。

あ、そういえば、その人に合わない方法をムリにやらせるとどうもうまく行かない、という例がありました。

僕の友人の会社でのこと。ケアレスミスが多い人に部長が「メモをとれ」と強制的に業務命令。
ところがこのケアレスミスさん、なぜかA4の紙にメモするんだそうです。そしてその紙をバインダーなどにとじることなくデスクの上に散乱させている。

僕の友人が「昨日お話しした◯◯のことなんですが……」と話しかけると、A4のメモ紙をバサバサとひっくり返して『昨日のメモ』を探すんですが、それが見つからない……笑
そこまでいくと知人も呆れて「ちょっと笑っちゃう」と言ってました。

 

睡眠を充分にとる

朝から通勤電車で爆睡しているサラリーマンを見ると、自分がどれだけ疲れているのか分からないのかな、と思ってしまいます(有休とれないのかな?)。

なので、ケアレスミスが多いのも疲れているからかもしれません。

疲労回復や身体の癒やしにはまず睡眠

栄養ドリンクなどを買いに走る前に、まず帰宅したらしっかり寝るというところから始めてみてはいかがでしょう。

 

長時間続けて作業しない

ケアレスミスが多いのに頑張ってしまう人にありがちなのが、長時間続けての作業。

集中力は途切れるし、疲労は蓄積するし、良いことはまったくありません。

法律で決められた『休憩時間』=昼食休み、だけでなく、パソコン仕事をする人は毎時間『立ち上がって伸びをする』みたいな気分転換を意識して入れたほうがいいようです。

 

職場の環境調整

これは職場によって限界があるかもしれませんが、椅子やパソコン周辺(モニターに照明が映り込む)、室温などがストレスになってHPが非常に消費されているという可能性もあります。

ノートパソコンで画面が小さいからとても見にくいけれどガマンをして作業をしていた、なんてこともあるかもしれません。

 

犯してしまったミスを書き出す

これは、自分の能力の無さを突きつけられるようで、ケアレスミスさんは抵抗するかもしれませんが、

評価や責任追及をしているんじゃないということを理解してもらったうえでやってみると、とても効果があります。

僕の後輩のケアレスミスくんですが、これをやってみたところ「急がなくちゃ!」と本人が焦っているときにミスを犯す、というのがいっぱつで分かりました。

でも、本人はこの方法で明らかになるまで気づかなかったんですよね。そして、「なぜこの時点でちゃんと確認しなかったの?」と質問されてはじめて「あー、はやくしなくちゃと思ったので……」という答えが出てきました。

以後、このケアレスミスくんが焦りまくるような指示の出し方はしない、ということでミスはだいぶ緩和されました。

 

まず悩み事を解決する

前回、ケアレスミスが多い人の特徴として『感情的に行動する』ということを書きましたが、

会社は仕事の場なのに感情的になっちゃう原因は、仕事以外に悩みがあることが多いんですよね。

職場のケアレスミスが多い人10の特徴!

なので、仕事の改善をするよりもまずその悩みを解決することによって、見違えるように落ち着いて仕事ができるようになるケースもあるようです。

 

あまりにひどいときは専門機関の受診を

 

異常にケアレスミスがひどいのではないか?と思われるのであれば、専門機関の受診も視野に入れたほうがいいかもしれません。

異常にケアレスミスがひどければ『注意欠陥障害』などが疑われ、現在の職場での仕事を継続したいならば投薬が効果を発揮する可能性もあります。

本人が『無能であるため』と決めつけたり、精神論でムリに頑張らせることのほうが、ケアレスミスさんを追い詰めるような気もします。

ケアレスミスが多い人は、自分もミスでひどく悩んでいてもそれを外に出さない、隠している、という方が多いような気がします。そのために、ミスを指摘されてもなんとなく他人事みたいな受け答えをするので、同僚がさらに怒り狂う、という話も結構耳にします。

 

さいごに

いかがでしたでしょうか。職場、プロジェクトチーム内のケアレスミスさんは困ったものですが、ここまで防止策を徹底して考えれば、見違えるようにミスがなくなるのではないかと思います。

重大なミスを犯してしまったら、その尻拭いが上司や同僚にくる場合が多いです(本人がミスばかりなので)。なので、職場のケアレスミスさんは放置せずに、はやめはやめに手を打っておくべきでしょう。

 

ケアレスミスが多い人が生まれ変わる16のミス防止策

◎ 確認を習慣にする
◎ 最後の確認をする
◎ 作業工程を細かく書き出してみる
◎ チェック項目を明確にする
◎ 声に出して指差し確認
◎ 自分の能力を過信しない
◎ 集中にメリハリをつける
◎ ゆっくりでもいいという考え方に変える
◎ クロスチェックをする
◎ 自分にあったミス防止法をいろいろ試す
◎ 睡眠を充分にとる
◎ 長時間続けて作業しない
◎ 職場の環境調整
◎ 犯してしまったミスを書き出す
◎ まず悩み事を解決する
◎ あまりにひどいときは専門機関の受診を